О возможностях Word. Часть 2

О чём речь.

Когда я взялся за статью о возможностях Word, то никак не думал, что материала будет немного. Однако, поди ж ты! Информации набралось столько, что пришлось написать две стать.

Во второй части я продолжу рассказ о возможностях текстового редактора Word. Как и в первой («О возможностях Word. Часть 1») параллельно расскажу о настройке двух версий — Word2007 и Word 2003. Разница, пусть и небольшая, всё же есть. Так что прошу читать внимательней.

Примечания.

Вдохновение – дама капризная. Она то есть, то её нет. Хоть тресни! Когда она рядом, то нужно ловить момент и писать, писать, писать, писать. Но, вот беда: в разгар творения то и дела возникает нужда уточнить кучу мелочей: придумать имя случайному персонажу, вспомнить, а как там мама звала главного героя в далёком детстве, где именно находится Архипелаг Ролоз и так далее и тому подобное. Вдохновение ждать не будет, пока автор ползаете по справочникам и техническим файлам. Она обзовёт его болваном и уйдёт, хлопнув дверью. Очень обидно, по себе знаю.

Мелочи на то и мелочи. В процессе написания их можно смело отодвинуть в сторону. Однако в окончательной редакции они должны быть учтены все до единой. Чтобы не забыть, не упустить ни одной важной детали, подробности или маминого прозвища, но при этом не прошляпить вдохновение, я широко пользуюсь примечаниями.

Примечание всегда привязано к конкретному тексту. Это может быть как отдельное слово, так и несколько страниц сразу. Чтобы создать примечание в Word 2007 сначала нужно выделит необходимый текст. На панели инструментов, на вкладке «Рецензирование», раздел «Примечания», нажать на кнопку «Создать примечание». Выделенный текст будет тут же заключён в красные скобки, а справа от текста документа появится дополнительное поле для примечаний, так называемые «выноски», где можно записать необходимое пояснения. Например выделить слово «синхофазатрон», а в примечании напомнить самому себе проверить правописание и уточнить значение этого слова. Быстро и удобно. Капризная дама вдохновение пару секунд, так и быть, подождёт.

На мой взгляд, выноски, дополнительное поле справа от текста, далеко не самое лучшее решение. Есть альтернатива, но она не намного лучше. Там же, на вкладке «Рецензирование», в разделе «Отслеживание», можно нажать на кнопку «Выноски». Если в небольшом выпадающем меню поставить галочку напротив «Показывать все исправления в тексте», то поле выноски исчезнет. Чтобы посмотреть примечания придётся воспользоваться кнопкой «Область проверки», которая находится в этом же разделе «Отслеживание». Можно выбрать либо вертикальную панель рецензирования, которая отразится слева от текста, либо горизонтальную, которая отразится внизу под текстом. На мой взгляд, когда примечания слева, это удобней.

Чтобы удалить примечание, нужно навести на него курсор и в том же разделе «Примечания» нажать на кнопку «Удалить». В этом же разделе есть ещё две кнопки: «Предыдущее», «Следующее». С их помощью можно последовательно перебирать примечания.

Для работы с примечаниями в Word 2003 потребуется включить панель инструментов «Рецензирование» (выпадающее меню «Вид», командная строка «Панели инструментов»). Чтобы создать примечание нужно нажать на кнопку «Добавить примечание», чтобы удалить – «Отклонить выделенные исправления», для перемещения туда – сюда служат кнопки «Предыдущее исправление или примечание», «Следующее исправление или примечание». Как и в Word 2007, примечания появляются в выносках, в дополнительной области справа от текста. С помощью кнопки «Показать», «Выноски» можно навсегда закрыть поле выносок или наоборот включить. Кнопка «Окно просмотра» показывает примечания в окне просмотра, которое появляется под текстом. В отличие от Word 2007, его нельзя переместить на левую сторону, оно может быть внизу и только там.

Как и в случае с заголовками и схемой документа, работать с примечаниями вручную, юзать мышкой, долго и муторно. Гораздо легче и проще запрограммировать комбинации клавиш. Так можно быстро создавать, убирать примечания, а так же открывать или закрывать область просмотра.

Для Word 2007 путь всё тот же: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», командная строка «Настройка», кнопка «Настройка», меню «Настройка клавиатуры».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Удаление примечания».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Вставка примечания».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Переход к следующему примечанию».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Переход к предыдущему примечанию».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Вывод или скрытие горизонтального окна, предназначенного для просмотра и изменения версии документа».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Вывод или скрытие выносок примечаний».

Для Word 2003 настройка комбинаций клавиш другая. Путь: выпадающее меню «Сервис», командная строка «Настройка»; в меню «Настройка» нажать на кнопку «Клавиатура» и переход в меню «Настройка клавиатуры».

Категории: «Вставка». Команды: «Вставка примечания».

Категории: «Правка». Команды: «Удаление примечания».

Категории: «Правка». Команды: «Переход к следующему примечанию в активном документе».

Категории: «Правка». Команды: «Переход к предыдущему примечанию в активном документе».

Категории: «Вид». Команды: «Вывод или сокрытие выносок примечаний».

Категории: «Сервис». Команды: «Вывод или скрытие окна, предназначенного для просмотра и изменения версий документа».

Правка.

С грамотностью у меня не очень, увы. Спасибо супруге, выручает. Пусть у неё тоже нет высшего филологического образования, зато пишет она гораздо грамотней меня. Последнюю редакцию всех своих произведений я доверяю именно ей.

Обычно я говорю жене, чтобы она вносила в текст все изменения, которые только придут ей в голову. Но! Чтобы после отследить, что именно она исправила или внесла, я использую функцию «Правка».

Очень удобно, между прочим. Позволяет отследить все без исключения исправления, добавления, удаления и прочие правки вплоть до одного единственного пробела. Если тексты кто-то редактирует, а нужно знать о всех изменениях, можно воспользоваться функцией «Правка».

Прежде не помешает настроить режим правки. Для этого в Word 2007 на панели инструментов нужно зайти на вкладку «Рецензирование», раздел «Отслеживание». В левом верхнем углу находится кнопка «Исправления», щёлкнуть по её нижней части, по надписи «Исправления». В выпадающем списке выбрать «Параметры исправлений». В меню «Параметры исправлений» в разделе «Пометка исправлений» настроить три параметра «вставки:», «удаления:» и «Изменённые строки:». Я лично вставки выделяют нижним подчёркиванием и синим цветом, удаления зачёркиванием и красным цветом, а изменения строки ярко-зелёным. Так гораздо лучше видно, какой текст был добавлен, какой удалён и где изменены строки.

Чтобы настроить режим правки в Word 2003 нужно пройти через «Сервис», «Параметры» в меню «Параметры» на вкладку «Исправления». Она почти такая же, как и в Word 2007.

Чтобы включить режим правки нужно нажать верхнюю часть кнопки «Исправления» в разделе «Отслеживание», кнопка тут же поменяет цвет. Теперь все изменения будут отражаться в тексте.

Конечно, самому автору совершено незачем знать, какие изменения он внёс. Гораздо чаще автора интересует, какие изменения в его текст внесли другие. Если сторонние рецензенты изначально не пользовались режимом правки, то на выручку придёт функция сравнения версий документов.

Для этого на панели инструментов на вкладке «Рецензирование» в разделе «Сравнить» нужно щёлкнуть по кнопке «Сравнить». В выпавшем списке выбрать «Сравнить». В окошке «Исходный документ» меню «Сравнение версий» указать исходный документ. Его можно указать либо через небольшой выпадающий список, если нажать на кнопку со стрелкой справа от окошка, либо через меню «Открытие документа», если нажать следующую кнопку, на которой нарисована жёлтая папка. Аналогично в окошке «Изменённый документ» можно указать файл, который нужно сравнить с исходным документом. Если нажать на кнопку «Больше», то откроются дополнительные настройки. В конце щёлкнуть по кнопке «ОК» и в результате получится новый документ, в котором отображены все изменения.

С помощью функции «Сравнение версий» можно отследить одну единственную лишнюю запятую или удалённый пробел в документе на сотню и больше страниц. Очень удобно.

Word 2003 сравнивает документы несколько по-другому. Если в Word 2007 можно не открывать оба документа, то в Word 2003 сравнение начинается с открытия исходного документа. Далее выпадающее меню «Сервис», командная строка «Сравнить и объединить исправления». Через меню «Сравнить и объединить документы» нужно найти второй файл и нажать на кнопку «Объединить». Так откроется второй документ, в котором будут отражены все внесённые изменения.

И вот все внесённые изменения учтены. Далее возникает вполне закономерный вопрос, что с ними делать? В Word 2007 можно принять все изменения без разбора. Для этого на панели инструментов, на вкладке «Рецензирование», раздел «Изменения», нужно щёлкнуть по нижней части кнопки «Принять». В выпавшем списке выбрать «Принять все изменения в документе». Аналогично работает кнопка «Отклонить» в том же разделе. Если нажать на маленькую стрелочку в правой части кнопки и выбрать «Отклонить все изменения в документе», то принимать изменения не придётся вовсе. Если же нужно принять либо отклонить какое-либо конкретное изменение, то нужно нажать либо на верхнюю часть кнопки «Принять», либо на кнопку «Отклонить» соответственно.

Две другие кнопки в разделе «Изменения» в особых пояснениях не нуждаются. Это кнопка «Назад» для возврата к предыдущему изменению, и кнопка «Далее» для перехода к следующему изменению.

В Word 2003 на панели инструментов «Рецензирование» находятся точно такие же четыре кнопки для работы с изменениями.

Как и со схемой документа, и с примечаниями, работать вручную с изменениями очень муторно. Гораздо эффективней не бегать «мышкой» по кнопкам на панелях инструментов, а запрограммировать их на комбинации клавиш.

В Word 2007 хорошо знакомый путь: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», командная строка «Настройка», кнопка «Настройка», меню «Настройка клавиатуры».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Вывод или скрытие выносок исправлений».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Принятие исправления в текущем выделенном фрагменте».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Отмена изменений в выделенном фрагменте».

Категории: «Вкладка «Рецензирование»». Команды: «Переход в режим пометки исправлений для активного документа (переключатель)».

Путь для Word 2003: выпадающее меню «Сервис», командная строка «Настройка»; в меню «Настройка» нажмите на кнопку «Клавиатура», меню «Настройка клавиатуры».

Категории: «Сервис». Команды: «Переход в режим пометки исправлений для активного документа (переключатель)».

Категории: «Сервис». Команды: «Вывод или скрытие выносок исправлений».

Категории: «Сервис». Команды: «Принятие исправления в текущем выделенном фрагменте».

Категории: «Сервис». Команды: «Отмена изменений в выделенном фрагменте».

Категории: «Сервис». Команды: «Поиск следующего изменения».

Категории: «Сервис». Команды: «Поиск предыдущего изменения».

Настроить комбинации клавиш не так сложно, как кажется. Зато после можно сэкономите массу времени.

Я лично запрограммировал четыре клавиши перемещения курсора «вверх», «вниз», «вправо», «влево». Очень удобно. Перейти к следующему исправлению – клавиша «вправо»; вернуться к предыдущему – клавиша «влево»; принять исправление – клавиша «вниз», как бы впечатать в лист; отклонить – клавиша «вверх», как бы выбросить.

Лихо получается, как в компьютерной игре.

Правописание.

[blok2]

Мне часто и вполне справедливо указывают на большое количество орфографических ошибок. Что правда, то правда. Стараюсь исправиться, но пока орфографические ошибки ведут в счёте с явным перевесом.

А вот что меня, мягко говоря, расстраивает, так это постоянные советы воспользоваться функцией проверки правописания в Word. Ну неужели за десять с лишним лет мне самому ни разу подобная мысль не пришла в голову? Пришла причём очень давно. Я прекрасно осведомлён о своём самом «любимом» недостатке. По этой причине научился несколько более широко использовать функцию проверки правописания.

Word может найти и подчеркнуть красной волнистой линией только неправильно написанные слова. Например, если вместо «молоко» написать «малоко», то это будет явной ошибкой, которую Word найдёт на раз, два. А вот если вместо слова «стул» по ошибке написать «стол», то, с точки зрения текстового редактора, никаких ошибок нет. Точно так же Word не замечает разницы между «вверх» и «в верх», несовпадение окончаний падежей, лишние предлоги и недостающие союзы. Увы, Word не умеет анализировать подтекст. Но пренебрегать проверкой орфографии не стоит.

Базовый словарь Word довольно ограничен. Нередко текстовый редактор подчёркивает красной волнистой линией правильно написанные слова, которых просто нет в его базе данных. Внести новое слово легче простого. Для этого достаточно щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать строчку «Добавить», но я предлагаю другой, несколько более сложный, зато гораздо более эффективный путь.

По умолчанию Word добавляет новые слова в дополнительный словарь CUSTOM.DIC. Но не стоит мешать в одну кучу новые слова, имена и фамилии персонажей и собственные географические названия. Лучше создать несколько дополнительных словарей.

За много лет у меня выработалась собственная система. Так в «Личный словарь» я заношу только слова, которых нет в базовом словаре Word. Русский язык действительно велик и могуч. «Личный словарь» я создал лет пять – шесть тому назад. Однако с каждым новым романом всё добавляю и добавляю в него всё новые и новые слова.

Имена собственные – отдельная тема. Для каждого нового проекта я создаю отдельный словарь. Например для трилогии «Вкус власти» «Вкус власти, имена»; для трилогии «Свалка человеческих душ» «Свалка человеческих душ, имена», и так далее. Очень удобно. Имён и фамилий собственного приготовления у меня очень много, не стоит без особой надобности засорять ими общий словарь. Для серии «Свет цивилизации» я создал отдельный словарь «География Мирема». А то книг много, а географические название одни и те же. Для каждого проекта я подключаю нужный набор словарей, либо создаю новые.

Чтобы создать личный словарь в Word 2007 нужно пройти по следующему пути: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», закладка «Правописание» и меню «Настройка исправления и форматирования текста». В разделе «При исправлении орфографии в программах Microsoft Office» щёлкнуть по кнопке «Вспомогательные словари». В меню «Вспомогательные словари» щёлкнуть по кнопке «Создать». В меню «Создание вспомогательного словаря» можно создать не только новый словарь, а так же указать, где он будет храниться.

Если дополнительный словарь уже есть, то через это же меню «Вспомогательные словари» и кнопку «Добавить» можно указать Word где он находится.

У меня два рабочих места: дома и на основной работе. Материалы туда-сюда я переношу с помощью флэшки. Чтобы своевременно обновлять дополнительные словари Word, я храню их в одной из папок текущего литературного проекта. В самом Word, через то же меню «Вспомогательные словари», указываю текстовому редактору, где их искать. Таким образом прямо во время работы я смело вношу новые слова и не парюсь, что дома или на основной работе их придётся вносить заново.

В Word 2003 меню «Вспомогательные словари» работает совершенно аналогично, только находится в другом месте: выпадающее меню «Сервис», командная строка «Параметры», меню «Параметры», вкладка «Правописание» и кнопка «Словари».

К сожалению, научить Word самостоятельно определять какое слово сохранять в каком словаре невозможно. Так что приходится быть более внимательным, когда вносишь новые слова. Для этого в Word 2007 нужный словарь необходимо сделать «по умолчанию». Для чего в меню «Вспомогательные словари», где можно создать новые словари или указать Word на уже существующие, нужно выделить нужный словарь и нажать на кнопку «По умолчанию». Теперь, чтобы добавить в словарь новое слово, можно просто щёлкнуть по нему правой кнопкой «мыши» и в появившемся меню выбрать строчку «Добавить».

В Word 2003 сделать словарь «по умолчанию» можно точно так же, как и в Word 2007, через точно такое же меню «Вспомогательные словари».

Если подойти к созданию и ведению дополнительные словарей с умом, то можно существенно повысить грамотность своих произведений. Особенно это касается имён собственных. Ладно, если для персонажей автор использует обычные имена типа Иван, Маша, Джон, Мария. Word их знает. А если главного героя зовут Аалгариман из рода Идуарханов, то будет очень печально, если на десятой странице он станет Аалгориманом, на тридцатой Аолгарименом, а на сотой вообще Оалгаримяном.

Чтобы не запутаться, каждое новое слово я рекомендую вноситт сразу пачкой. Если существительное, то во всех падежах и числах, если прилагательное, то всех падежах, числах и родах, если глагол, то во всех склонениях.

Разные мелочи.

По ходу работы могут потребоваться ещё несколько приятных мелочей. Я, например, очень люблю вставлять даты. Чтобы каждый раз не писать «12 октября 2013 года», использую специальное меню «Дата и время». В Word 2007 найти его можно на панели инструментов во вкладке «Вставка», в разделе «Текст». В Word 2003 через выпадающее меню «Вставка» в строке, которая так и называется «Дата и время».

Даже в самом маленьком рассказе считать количество знаков с пробелами слишком муторно. Для участия в различных конкурсах и тем более для отправки рукописи в издательство требуется совершенно точно знать объём произведения. Word справляется с этой задачей на два счёта.

В Word 2007 кнопка «Статистика» находится на панели инструментов во вкладке «Рецензирование», в разделе «Правописание». В Word 2003 в выпадающем меню «Сервис», строчка «Статистика». Если нужно знать объём своего произведения в авторских листах, то нужно разделите количество знаков с пробелами на 40 тысяч. К сожалению, Word изначально англоязычен, а в англоязычных странах объём текста измеряют в количестве слов. Вот почему в статистике от Word есть количество слов, но нет объёма в авторских листах.

Чтобы не юзать зря «мышкой» даже эти простые действия я запрограммировал их на сочетание клавиш. В обоих Word это можно сделать через меню «Настройка клавиатуры».

В обоих Word доступна функция поиска как отдельных слов, так и целых фраз. Если нажать комбинацию клавиш <Ctrl+F>, то тут же появится меню «Найти и заменить». Если в окошко «Найти» ввести нужно слово или фразу, нажать на кнопку «Найти далее», то Word сам покажет все похожие слова или фразы.

Как бы аккуратно не работай на своём компьютере, какие бы лицензионные программы не используй, но всё равно время от времени операционную систему приходится переустанавливать. Ладно если планово, а если компьютер крякнул на самом интересном месте, то, как правило, все настройки Word улетают к чёртовой матери. Неприятно, по себе знаю.

В последних операционных системах семейства Windows есть какая-то «миграция файлов». Что это такое я не знаю, потому врать не буду. Чтобы каждый раз заново не настраивать Word, я предпочитаю заранее сохранять файл Normal.dot, в котором хранятся все персональные настройки текстового редактора.

Если используется Word 2007, то файл Normal.dot быстрей всего находится по адресу: C:\Documents and Settings\Admin\Application Data\Microsoft\Шаблоны. Папка «Application Data» быстрей всего скрыта. Чтобы её увидеть в «Панели управления», «Свойства папки», закладка «Вид», окошко «Дополнительные параметры» нужно поставить точку перед надписью «Показывать скрытые файлы и папки».

Если же по указанному адресу файла Normal.dot не оказалось, то можно воспользоваться функцией поиска файлов и папок. Я предпочитаю вручную копировать файл Normal.dot в безопасное место, а после переустановки компьютера вставлять его в папку «Шаблоны».

Метод, может быть, топорный, но работает.

Заключение.

В этой статье я рассказал всего лишь о малой толике возможностей Word, по сути только о том, чем пользуюсь сам. В нём есть ещё шаблоны, макросы, печать конвертов, наклеек, рассылка по электронной почте и ещё бог знает что.

Если чего-то не хватает, то сперва рекомендую поковыряться в настройках, почитать раздел помощи. Как знать, может быть нужное отыщется и не придётся прибегать к помощи других программ. Ведь пакет программ Microsoft Office создала международная корпорация. А, значит, над ним работали сотни специалистов разного профиля, начиная с программистов и заканчивая психологами. Для сравнения, программы для писателей, как правило, создают несколько энтузиастов.

Я настоятельно рекомендую относиться к литературному творчеству серьёзно, рационализировать его и тем самым серьёзно повышать его эффективность. Да будет вам Word в помощь.

 

Волков Олег.

27.10.2017 / Литературное мастерство., Творческий процесс. / Теги:
Похожие записи

Добавить комментарий

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.

Рубрики
Календарь.
Ноябрь 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
« Окт    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930  
Последние комментарии.