О возможностях Word. Часть 1

О чём речь.

В бездонном Интернете можно найти, купить, скачать большое количество программ для писателей. По возможности я внимательно знакомлюсь со всеми. Ну или, по крайней мере, с теми, до которых могу дотянуться, скачать и установить на своём компьютере. Конечно, звучит очень заманчиво рационализировать собственный труд, сделать его более продуктивным и приятным. Однако ни одной программой для писателей я до сих пор не пользуюсь, и вот почему.

Программы для писателей обладают одним общим недостатком: они созданы под конкретного писателя, под его личные потребности, привычки и манеры. Гибкость в настройках если и есть, то она весьма ограничена, как в песне: «Люби меня таким, какой я есть». Хорошо, если потребности малы, а предлагаемые программой возможности с лихвой превосходят их. А если наоборот? Тогда проблемы.

Но главная причина, по которой я до сих пор не пользуюсь ни в одной специализированной программой для писателей, — хорошо известный пакет программ Microsoft Office или, если точнее, Microsoft Word. Почему-то мало кто знает, что Word не просто очень удобная электронная печатная машинка, а нечто гораздо, гораздо большее.

Текстовый редактор Word обладает массой достоинств и полезных функций. Да, по сравнению со специализированными программами для писателей он выглядит невзрачным, топорным и не столь эффектным, зато одно колоссальное преимущество с лихвой компенсирует и невзрачность, и топорность, и отсутствие эффектного интерфейса – Word обладает фантастической гибкостью.

С помощью Word можно создать ни много, ни мало, а свою собственную программу для писателей, настроить её под себя лично, под собственные потребности, привычки, представления и капризы. Сделать это нетрудно. Всего и нужно поковыряться в настройках и запрограммировать комбинации клавиш. О том, как это сделать, я расскажу в этой статье.

Общие замечания.

На текстовый редактор Word очень плотно завязан мой личный способ организации литературных проектов. Но о нём я расскажу в другой статье. Здесь и сейчас опишу только то, что имеет непосредственное отношение к Word.

В данной статье я расскажу как настроить Word 2007 и Word 2003. Алгоритм настройки обоих версий в общих чертах схож, разница в деталях. Но, с другой стороны, как раз эти самые детали способны сбить столку. Так что советую читать внимательней.

Произвести какое-либо действие, закрыть файл, создать новый, вставить в текст дату и многое другое, гораздо легче с помощью «горячих клавиш». Если больше налегать на клавиатуру, то придётся гораздо меньше совершать телодвижений ну и, соответственно, можно работать быстрее.

Одна из причин, почему я в своё время отказался от настольного компьютера и перешёл на ноутбук, заключается в сенсорной панельке, которая заменяет «мышь». Работать на панельке настолько удобно, что я пользуюсь ей, даже когда рисую в Photoshop или черчу в Visio. Настольной «мышью» уже несколько лет не пользуюсь вовсе. Word представляет великолепную возможность запрограммировать свои собственные сочетания клавиш, о чём я расскажу чуть ниже.

Уточняю специально и особо: любая комбинация клавиш обязательно должна начинаться либо с <Shift>, либо с <Ctrl>, либо с <Alt>. Например: <Shift+R>, <Ctrl+F>, <Alt+T>. Если подобных комбинаций не хватает, то в сочетании может быть два <Shift>, <Ctrl> или <Alt>. Например: <Shift+Ctrl+A>, <Ctrl+Alt+M>, <Shift+Alt+P>.

Вариантов очень много. Можно и нужно выбрать те, которые нравятся больше, легче запоминаются и/или расположены на клавиатуре «по руке». Я лично предпочитаю располагать комбинации по группам, например работа с заголовками или примечаниями, и так, чтобы нажать их можно было одной рукой, чаще всего левой.

Работа с файлами.

Кажется, что может быть проще, чем создать новый файл? Кнопка «Office», команда «Создать». Поверьте, можно ещё проще – комбинация клавиш <Ctrl+N>. Причём эта комбинация является стандартной для многих программ Microsoft Office. С её помощью можно создать новую таблицу в Excel, новую задачу в Outlook или новый документ в Visio.

Сохранить новый документ можно с помощью всего одной клавиши <F12>. Но! Если нужно сохранить открытый документ, то нужно нажать на комбинацию <Shift+F12>. Если нажать на <F12> ещё раз, то вновь на экране вновь появится меню «Сохранить документ».

Комбинация <Ctrl+W> закрывает активный документ. Впрочем, Word не даст закрыть хоть чуть-чуть изменённый документ и предложит сохранить его. Закрыть текстовый редактор можно с помощью комбинации <Alt+F4>, причём и эта комбинация является универсальной. С её помощью можете закрыть все программы Microsoft Office и даже выключить компьютер.

Очень часто приходится работать не с одним документом, а сразу с несколькими. В Word 2007 переходить с одного на другой можно с помощью комбинации клавиш <Alt+Tab>, причём с помощью этих клавиш можно перейти не только с одного документа на другой, но и на другие программы, если такие запущены на компьютере.

В Word 2003 сочетания клавиш для перехода из одного документа в другой нужно запрограммировать самому. Для чего через выпадающее меню «Сервис» нужно зайти в командную строчку «Настройка» и попасть в меню «Настройка». В нём щёлкнуть по кнопке «Клавиатура» и попасть в ещё одно меню «Настройка».

В окне «Категории» найти строчку «Окно и справка». В окне «Команды» строчку «Перейти к другому файлу». Далее останется в окне «Новое сочетание клавиш» ввести нужную комбинацию и нажать на кнопку «Назначить». Лично у меня стоит <Ctrl+Q>, как раз рядом с клавишей <W>, что создаёт комбинацию <Ctrl+W>, то есть закрытие активного документа.

Рекомендую запомнить этот путь: выпадающее меню «Сервис», командная строка «Настройка», меню «Настройка», кнопка «Клавиатура» и конечное меню «Настройка». Именно через это меню в Word 2003 можно запрограммировать все сочетания клавиш.

Автосохранение вещь хорошая, однако в настройках «по умолчанию» стоит аж 10 минут. Это много. У меня бывали случаи, когда компьютер вис и пропадали последние напечатанные абзацы и даже страницы. Очень обидно. К слову, это ещё одна причина, почему я перешёл с настольного компьютера на ноутбук.

Каждый раз кажется, будто первоначальный вариант был лучше. Чтобы снизить риск потерять самый лучший вариант, я настроил автосохранение на минимально возможный интервал в одну минуту. Современные компьютеры и без того мощные. Столь частое автосохранение сложно заметить.

Настроить автосохранение нетрудно. В Word 2007 нажать кнопку «Office» в верхнем левом углу. Далее кнопка «Параметры Word» и переход в меню «Параметры Word». Командная строка «Сохранение». Галочку «Автосохранение каждые» и снизить время до 1 минуты. Впрочем, при желании его можно увеличить хоть до часа.

В Word 2003 настройка автосохранения другая. Выпадающее меню «Сервис», командная строка «Параметры», вкладка «Сохранение». Так же поставить галочку возле «Автосохранение каждые» и установить одну минуту.

Работа с шифром.

Авторы, которые предпочитают работать в версии Word 2003 и ниже, чаще всего используют шифр Times New Roman. Те же, кто перешёл на более современные версии Word 2007 и выше предпочитают шифр Calibri. Как ни сложно догадаться, предпочтения определены тем, что оба шифра установлены «по умолчанию». Я лично давно перешёл на шрифт Verdana. Работать с ним гораздо приятней. По сравнению с Times New Roman, он не «царапает» глаза.

Если вы пользуетесь старой версией Word, то настоятельно рекомендую избавиться от Times New Roman и перейти на Verdana. Если у вас более свежая версия, то можете оставить Calibri. В принципе, он тоже неплох и мало чем отличается от Verdana. Сменить шрифт по умолчанию очень легко.

На ленте панели быстрого доступа открыть закладку «Главная». В разделе «Шрифт» щёлкнуть по маленькой стрелочке в правом нижем углу от надписи «Шрифт» и перейти в меню настройки шрифтов. В окошках «Шрифт», «Начертание», «Размер» можно установить нужный шрифт, размер и начертание. Чтобы изменения сохранились в шаблоне Normal и отражались в каждом новом документе, нужно нажать на кнопку «По умолчанию» в левом нижнем углу. И всё. Отныне больше не придётся в каждом новом документе менять шрифт на более приятный.

Почти точно так же в Word 2003 можно изменить шрифт «по умолчанию». Для этого нужно воспользоваться выпадающим меню «Формат», командная строка «Шрифт» и точно такое же меню настройки, как у Word 2007.

Аналогичным образом можно изменить поля страницы «по умолчанию». Для этого перейти на закладку «Разметка страницы», раздел «Параметры страницы» и щёлкнуть по маленькой стрелочке справа внизу от надписи «Параметры страницы. В меню настройки параметров страницы можно установить нужные размеры полей и щёлкнуть по левой нижней кнопке «По умолчанию».

В Word 2003 эта же операция выполняется через выпадающее меню «Файл», командная строка «Параметры страницы».

Работа с текстом.

[blok2]

Давно это было. Как-то у знакомого писателя я разглядел в документе Word прямо в тексте какие-то странные символы: между словами точки по середине строки, а в конце каждого абзаца символ, похожий на русскую «П», только более стройный и с полукруглым тёмным выступом с левой стороны. Как мне объяснил знакомый, это ни что иное, как непечатные символы. Точки между словами обозначают пробелы, а «стройная «П» с выступом» — символ абзаца.

По началу непечатные символы показались мне глупостью. Но знакомый так их расхваливал, так, что я решил попробовать. Невероятно! Не прошло и недели, как я капитально подсел на них и пользуюсь ими по сей день. К слову, это одна из причин, почему я так и не выбрал ни одну программу для писателей: ни одна их них не поддерживает непечатные символы. А печатать без них далеко не так удобно и комфортно, как с ними.

Настоятельно рекомендую пользоваться непечатными символами. С их помощью гораздо лучше, полнее контролируешь текст. Это как ручное переключение скоростей в автомобиле. Уже давно изобретена автоматическая коробка, но заядлые автолюбители предпочитают ручную. Причина та же – более полный контроль над машиной.

Невероятная польза непечатных символов вдруг всплыла, когда я решил сверстать свою первую электронную книгу в формате fb2. Я вдруг понял, что текст моей книги «Бунт на Свалке» совершенно чистый, без лишних пробелов, табуляции и абзацев. А это очень важно для создания качественной электронной книги в форматах fb2, epub и mobi. В противном случае придётся вручную чистить текст, иначе «грязь» вылезет в электронной книге. Вряд ли читателю понравятся кривые сточки и непропорционально длинные интервалы между словами.

Включить непечатные символы в Word 2007 очень легко. Панель быстрого доступа, закладка «Главная», раздел «Абзац». В верхнем правом углу щёлкнуть по «более стройной «П» с полукруглым выступом на левой стороне», после чего непечатные символы будут отражаться во всех документах, как в старых, так и в новых. Заодно можно будет понять, насколько «чистые» тексты.

Если нужно, чтобы Word 2007 показывал не все непечатные символы, а только часть из них, то нужно пройтись по следующему пути: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», командная строка «Экран». В разделе «Всегда показывать эти знаки форматирования на экране» отметить ненужные непечатные символы, либо все сразу.

Признаю: просто читать с непечатными символами не очень удобно. Хоть и редко, но приходится их отключать. Чтобы каждый раз не юзать «мышкой», можно настроить сочетание клавиш. Дорога всё та же: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», командная строка «Настройка». В самом низу находится надпись «Сочетание клавиш», а рядом кнопка «Настройка».

Прошу запомнить этот путь: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», командная строка «Настройка», кнопка «Настройка». Через меню «Настройка клавиатуры» можете настроить все комбинации клавиш в Word 2007. Аналогичный путь для Word 2003 я описал выше.

В меню «Настройка клавиатуры» в категории «Вкладка «Главная»» наити команду «Отображение или скрытие всех непечатных символов». В окошке «Новое сочетание клавиш» указать нужную комбинацию и нажать на кнопку «Назначить».

В Word 2003 настроить непечатные символы можно аналогичным образом. Если нужно отображать только часть из них, то через выпадающее меню «Сервис», командную строчку «Параметры» зайти в меню «Параметры», вкладка «Вид». В разделе «Непечатные символы» указать либо все, либо только нужные непечатные символы.

Чтобы настроить комбинацию клавиш, нужно зайти в «Сервис», «Настройка», «Клавиатура», меню «Настройка». В окне «Категории» найти «Вид», в окне «Команды» команду «Управление отображением всех непечатных символов». Ввести нужную комбинацию клавиш и нажать кнопку «Назначить».

По ходу редактирования текста очень часто приходится перемещать как отдельные слова, так и целые страницы. Для этих целей существуют три замечательные команды: «копировать в буфер», «удалить в буфер», «вставить из буфера». Если запрограммируете для этих действий специальные комбинации клавиш, то можно сэкономить массу времени.

Для Word 2007 путь всё тот же: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», командная строка «Настройка», кнопка «Настройка», меню «Настройка клавиатуры».

Категории: Вкладка «Главная». Команды: «Копирование выделенного фрагмента в буфер обмена». Обычно <Ctrl+C>.

Категории: Вкладка «Главная». Команды: «Удаление выделенного фрагмента в буфер обмена». Обычно <Ctrl+X>.

Категории: Вкладка «Главная». Команды: «Вставка содержимого буфера обмена в место расположения курсора». Обычно <Ctrl+V>.

В этом же меню вы можно задать комбинацию клавиш для смены цвета выделенного текста.

Категории: «Все команды». Команды: «Изменение цвета выделенного текста».

В окошке «Color:» найти нужные цвета и установить комбинации клавиш.

Использование различных цветов существенно облегчает поиск информации. Я лично пользуюсь следующим цветами:

Красный – различные термины или просто очень важная информация.

Синий – имена персонажей или названия собственные, например морских судов или космических кораблей.

Зелёный – географические названия.

Лиловый – прочая информация, которую нужно выделить. Например в описании Утёса цифры его высоты и прочих размеров я выделил лиловым. Так, при взгляде на абзац, в глаза сразу бросаются нужные цифры.

Фиолетовый – указание, где именно в художественном тексте находится тот или иной отрывок. Но об этом более подробно я расскажу в другой статье.

Для Word 2003 настройка работы с буфером и цветом текста несколько другая.

Путь следующий: «Сервис», «Настройка», «Клавиатура», меню «Настройка».

Категории: «Правка». Команды: «Копирование выделенного фрагмента в буфер обмена».

Категории: «Правка». Команды: «Удаление выделенного фрагмента в буфер обмена».

Категории: «Правка». Команды: «Вставка содержимого буфера обмена в позицию курсора».

Категории: «Формат». Команды: «Изменение цвета выделенного текста».

Как удалять набранный текст объяснять не буду. Но иногда возникает необходимость не удалить набранный текст, а отменить последнее действие. Например, ошибся и прямо в середине абзаца появился огромный кусок текста из буфера обмена. Удалять лишний текст долго, да ещё придётся выяснять, где текст нужный, а где ненужный. В этом случае очень пригодится комбинация клавиш <Ctrl+Z>, которая отменяет последнее действие. Поверьте – это комбинация экономит кучу времени.

Схема документа.

Вот она, самая главная причина, по которой ни одна программа для писателей мне так и не приглянулась. В Word существует великолепная функция под названием «Схема документа». Поразительно, как мало писателей, кому сам бог велел работать с текстом, знают о ней и ещё меньше используют.

В хорошей бумажной книге обязательно присутствует «Оглавление», где содержание книги расписано по главам и разделам. Найти нужный материал не составляет больших сложностей. Например пухлый справочник для школьников «Русский язык»: раздел «Орфография», глава «Правописание гласных в корне слова», параграф «Чередование гласных Е – И в корне слова» — страница 250. Легко и просто. Не нужно листать все 767 страниц, чтобы выяснить, а как же пишутся гласные «Е», «И» в корне слова.

Схема документа позволяет создать «Оглавление» для каждого текстового файла, для чего можно использовать заголовки аж девяти уровней. С их помощью легко структурировать текст по частям, главам и параграфам. Объём одного из моих файлов «Моя личная библиотека» 831 страница, и он продолжает расти. Однако найти информацию о любой прочитанной книге, или ещё непрочитанной, не составляет труда. Например: открываю схему документа, раздел «Научно-популярные, непрочитанные», буква «И», «История – II мировая война – Япония», книга о японских подводных лодках времён второй мировой войны «Потопленные». Легко.

О том, как создать простейшую базу данный, я уже написал в статье «Информационный чуланчик».

В Word 2007 создавать заголовки разного уровня можно вручную. Для этого на панели быстрого доступа в закладке «Главная», в разделе «Стили» представлено аж семь заголовков. Для этого нужно выделить слово или фразу, которая станет заголовком, или просто передвинуть на него курсор, и щёлкнуть левой кнопкой «мыши» по заголовку нужного уровня.

Любой стиль можно отформатировать по собственному вкусу. Обычно чем выше заголовок, тем крупнее шрифт. Можно добавить курсив, полужирное начертание или подчёркивание. Для форматирования стиля в правом нижнем углу раздела «Стили» щёлкнуть по стрелочке в уголочке. Так появляется меню «Стили». Далее выделить заголовок нужного уровня, щёлкнуть по третьей слева внизу иконке «Управление стилями» и перейти в меню «Управление стилями». На вкладке «Изменения» щёлкнуть по кнопке «Изменить». В новом меню «Изменение стиля» если поставить галочку рядом с надписью «Обновлять автоматически», то все изменения будут отражаться не только в старых документах, но и в новых. Ну а чтобы наконец-то изменить стиль заголовка нужно щёлкнуть по кнопочке «Формат». В выпадающем списке выбрать строку «Шрифт», где можно поменять шрифт, начертание, размер заголовка, а так же прочие параметры.

Word обладает солидным запасом заголовков разного уровня. Мне обычно хватает четырёх, лишь изредка приходится использовать заголовок пятого уровня. Ещё я пользуюсь стилем «Название», он тоже отражается в схеме документа.

В Word 2003 для создания заголовков разного уровня нужна панель инструментов «Форматирование». Обычно она установлена «по умолчанию». Если по каким-либо она убрана, то вернуть её на место можно с помощью выпадающего меню «Вид», командной строки «Панели инструментов» и пункта «Форматирование».

Алгоритм создания заголовков тот же самый. А если нужно изменить стиль, то путь следующий: выпадающее меню «Формат», командная строка «Стиль». В окошке «Стили» выбрать нужный стиль и нажать на кнопку «Изменить». Если в меню «Изменение стиля» добавить галочку перед надписью «Добавить в шаблон», то все новые документы будут создаваться с новым стилем. Если добавить галочку перед надписью «Обновлять автоматически», то все прежние документы обновятся автоматически. Чтобы наконец-то изменить сам стиль заголовка, нужно воспользоваться кнопкой «Формат», строка «Шрифт». В меню «Шрифт» можно поменять шрифт, начертание, размер и прочие параметры стиля.

Когда текст разбит на заголовки разного уровня, то можно увидеть схему документа. В Word 2007 в панели инструментов перейти на закладку «Вид», раздел «Показать или скрыть» и поставить галочку перед надписью «Схема документа». С левой стороны от активного документа тут же появится окно «Схема документа». Созданные заголовки отразятся в нём. Чтобы перейти к нужному просто щёлкните по нему левой кнопкой «мыши».

В Word 2003 показать или скрыть схему документа можно с помощью специальной кнопочки на панели инструментов «Стандартная». На ней находится кнопочка «Схема документа».

С помощью заголовков девяти уровней и схемы документа можно структурировать любой документ, создать для него удобное «Оглавление» с быстрой навигацией и перемещением. Не важно, какого размера документ, всего-то и нужно не лениться, а прямо по ходу написания добавлять заголовки. Я лично широко пользуюсь ими как в технических файлах, так и при написании художественного текста. Более подробного об этом я расскажу в другой статье.

Создавать заголовки разного уровня вручную, открывать и закрывать схему документа довольно муторно. «Мышь» перегреется. Гораздо легче и проще задать комбинации клавиш. Заодно можно создать комбинацию для стиля «Обычный», то есть обычный текст документа. С помощью этой комбинации можно убирать не нужные заголовки, а так же перекрашивать цветные слова и фразы обратно в чёрный цвет. Для Word 2007 путь всё тот же: кнопка «Office», кнопка «Параметры Word», командная строка «Настройка», кнопка «Настройка», меню «Настройка клавиатуры».

Категория: «Стили». Стили: Обычный.

Категория: «Стили». Стили: Заголовок 1.

Категория: «Стили». Стили: Заголовок 2.

Категория: «Стили». Стили: Заголовок 3.

Категория: «Стили». Стили: Заголовок 4.

Категория: «Стили». Стили: Заголовок 5.

Категория: «Стили». Стили: Название.

Категория: Вкладка «Вид». Команды: Отображение или скрытие схемы документа.

В Word 2003 создание комбинаций клавиш сделано по-другому. Путь: выпадающее меню «Формат», командная строка «Стиль»; в окошке «Стили» выбрать нужный стиль и нажать кнопку «Изменить». В меню «Изменение стиля» нажать кнопку «Клавиша» и перейти в меню «Настройка». В окошке «Новое сочетание клавиш» ввести нужное сочетание и нажать на кнопку «Назначить».

Вот и всё. Ничего сложного.

Для себя лично создание стиля «обычный», заголовков 1, 2, 3, 4 уровня и «название» я вывел на соответствующие комбинации клавиш под левую руку: <Alt+Z>, <Alt+X>, <Alt+C>, <Alt+V>, <Alt+B> и <Alt+M>.

Заключение.

У текстового редактора Word ещё много возможностей. В этой статье я рассказал едва ли о половине только тех, которыми пользуюсь сам. Продолжение во второй части. Напоминаю ещё раз: Word может существенно облегчить и ускорить работу. Для начала рекомендую освоить хотя бы то, о чём я только написал.

 

Волков Олег.

10.10.2017 / Литературное мастерство., Творческий процесс. / Теги:
Похожие записи

Добавить комментарий

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.

Рубрики
Календарь.
Октябрь 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
« Сен    
 1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031  
Последние комментарии.